FAQ - Console d'affectation

1. Y a-t-il un lexique utilisateur GAR ?

Des documents sont disponibles pour les utilisateurs du GAR en établissement : Kit établissement et Guide utilisateur.
Le site gar.education.fr fournit toutes les autres informations et actualités du GAR.

2. Si un établissement achète des exemplaires de ressources numériques (licences) compatibles GAR, quel est le délai entre la commande de licences et la mise à disposition dans la console d'affectation ?

Dès qu'un établissement est connecté au GAR, l'information est communiquée aux fournisseurs de ressources. Lorsqu'il effectue une commande, le fournisseur transmet cette commande au GAR (en mode automatique dans les systèmes). La ressource s'affiche aussitôt dans le médiacentre.

Si la ressource de ce nouvel abonnement n'apparaît pas dans la console d'affectation le responsable d'affectation doit contacter le support GAR.

3. Peut-on faire des attributions d'exemplaires numériques (affectations) pour un ensemble de
classes ?

Il est possible d'attribuer un exemplaire d'une ressource numérique à un groupe d'élèves, à une classe ou à un ensemble de classes (par exemple, un manuel SVT à l'ensemble des classes de première S ou à plusieurs groupes de terminale suivant l'enseignement de spécialité).
Il est également possible d'attribuer les exemplaires en filtrant sur d'autres critères comme le niveau des élèves ou les matières enseignées par les enseignants ou encore à l'ensemble des élèves, des enseignants ou des enseignants-documentalistes.

4. Que faire en cas d'erreur d'attribution d'une ressource numérique sur la console d'affectation ?

A partir de la rentrée 2018, les attributions des exemplaires numériques (licences) seront transférables, c'est à dire que le responsable d'affectation pourra réattribuer des exemplaires d'une ressource à un élève ou un enseignant en cours d'année scolaire, en cas d'erreur, ou si celui-ci a changé de groupe/classe ou a quitté l'établissement.
La réaffectation peut être asujettie aux conditions des éditeurs : ils peuvent permettre cette réaffectation pour 100% des exemplaires, ou par exemple, 100% pendant les 2 premiers mois après la rentrée ou après la livraison...
En cas d'erreur sans trouver de solution immédiate sur la console d'affcectation se référer au guide utilisateur ou contacter le support GAR qui peut renvoyer vers le support commercial de l'éditeur.

5. Comment s'effectue la synchronisation du GAR avec l'ENT de l'établissement ?

Le GAR collecte au quotidien les données des élèves et des enseignants à partir de l'ENT. Le GAR envoie d'une part à l'ENT les données nécessaires à l'affichage du médiacentre et envoie d'autre part les données demandées par l'éditeur pour le fonctionnement de sa ressource.
Ces données ont été préalablement validées par le ministère en respect des principes de proportionnalité et minimisation du Règlement général de Protection des Données entré en viguer en mai 2018.
Les ressources GAR respectent donc le principe de protection des données dès la conception du traitement.

6. Si un élève part en cours d'année, peut-on récupérer l'exemplaire de la ressource numérique (la licence) ?

La question se pose seulement pour des abonnements en nombre limité d'exemplaires.
A partir de la rentrée 2018, selon les cas, 100% des licences seront transférables, c'est à dire que le responsable d'affectation pourra réattribuer des exemplaires d'une ressource à un élève ou un enseignant en cours d'année scolaire, en cas d'erreur, ou si celui-ci a changé de groupe/classe ou a quitté l'établissement.
La réaffectation peut être asujettie aux conditions des éditeurs : ils peuvent permettre cette réaffectation pour 100% des exemplaires, ou par exemple, 100% pendant les 2 premiers mois après la rentrée ou après la livraison (se renseigner auprès du support commercial de la ressource).

7. Qu'est-ce qu'une ressource "mère de famille" ? A quoi sert-elle ?

Les ressources "mères de famille" permettent à l'éditeur de partager l'identification d'un élève ou enseignant entre plusieurs ressources. Il faut donc attribuer la ressource "mère" et les ressources "filles" à l'utilisateur pour que le lien puisse se faire entre ces ressources. Pour plus d'informations consultez le guide utilisateur.

Comment repérer la ressource "mère" sur la console d'affectation ?
Pour l'instant dans la console d'affectation les ressources "mère de famille"  sont peu nombreuses et repérées par leur titre. Un filtre supplémentaire dans la console d'affectation sera disponible en 2019.

8. Peut-on modifier l'affectation des ressources après les avoir affectées ?

La réattribution des exemplaires numériques en cours d'année scolaire est désormais possible. La réaffectation peut être asujettie aux conditions des éditeurs : ils peuvent permettre cette réaffectation pour 100% des exemplaires, ou par exemple, 100% pendant les 2 premiers mois après la rentrée ou après la livraison...

9. Sur la console d'affectation, il apparait des ressources en nombre limité pour les enseignants qui n'ont pas été commandées.
à quoi correspondent-elles ?

Lors des commandes effectuées par les établissements, des ressources peuvent être offertes sous conditions aux enseignants par les fournisseurs de ressources. Pour vérifier s’il s'agit de ces ressources, il faut se rapprocher de la personne au sein de l'établissement qui effectue les commandes. Actuellement, le GAR n'est pas en mesure de distinguer les ressources offertes dans le cadre d'offres spéciales des autres ressources.

10. Sous quel délai une ressource est-elle disponible sur la console d'affectation suite à une commande de mon établissement auprès du fournisseur de ressources ?

Ce délai est variable et dépend du traitement des commandes par les fournisseurs de ressources (éditeurs). Il faut se rapprocher de la personne au sein de l'établissement qui effectue et suit les commandes auprès des éditeurs et leurs distributeurs. Dès que les informations de commandes sont transmises au GAR (en mode automatique dans les systèmes), les ressources concernées sont immédiatement disponibles sur la console d'affectation.

11. Problèmes avec le nombre d'exemplaires (licences) pour le cas des enseignants remplaçants ou de plusieurs enseignants sur un même poste.

La réattribution des exemplaires numériques en cours d'année scolaire est désormais possible. La réaffectation peut être asujettie aux conditions des éditeurs : ils peuvent permettre cette réaffectation pour 100% des exemplaires, ou par exemple, 100% pendant les 2 premiers mois après la rentrée ou après la livraison...
Par contre, pour que plusieurs enseignants disposent d'un exemplaire numérique toute l'année scolaire il faut disposer du bon nombre d'exemplaires (licences), à négocier avec le fournisseur de la ressource suivant les situations locales.

12. Quelle est la différence entre un Distributeur commercial de ressources (DCR), un Distruteur technique de ressources (DTR) ou un Fournisseur de Ressources (FR) ?

Un fournisseur de ressources pour le GAR recouvre trois rôles possibles :
- l'éditeur qui porte la responsabilité des contenus de la ressource mais aussi des données personnelles reçues du GAR pour faire fonctionner la ressource. L'éditeur est engagé par un contrat d'adhésion au GAR avec le ministère et peut se prévaloir de respecter les principes du règlement général de protection des données (RGPD) dès la conception du traitement et tout au long de l'exploitation de ces données ;
- le distributeur comercial de resosurces (DCR) est celui qui passe les commandes des établissements au GAR (en mode automatique dans les systèmes grâce à un service en ligne) ;
- le distributeur technique de ressource est responsable de la notice de description des resosurces (normalisée en ScoLOMFR) et des accès aux ressources, il reçoit du GAR les données des utilisateurs validées au préalable et donne le droit d'utilisation de la ressource en ligne.

13. Qu’est-ce qu’un web service ?

Un webservice est un service en ligne qui permet aux systèmes informatiques de se parler et d'échnagr des informations avec des commandes spécifiques (GET, etc.). Les deistributeurs commerciaux de ressources par exemple utilisent le webservice abonnements pour tran,smettre les abonnements des établissements au GAR (en mode automatique) et pour récupérer au quotidien la liste des établissements déployés avec le GAR (en production) afin d'ajuster cette alimentation des commandes.

14. Quel est le délai pour qu'un nouveau fournisseur de ressources intègre le GAR ?

Le délai d'accrochage au GAR d'un nouveau fournisseur de ressources est très variable, avec une moyenne de deux à trois mois.
Les travaux recouvrent des pré-requis juridiques pour le portage des responsabilités (contrat d'adhésion et dossier administratif technique) ; des travaux documentaires (description des ressources normalisée en ScoLOMFR) et un accrochage technique avec des tests sur une plateforme partenaires mise à disposition par le GAR (réalisation d'un connecteur unique GAR qui permet d'adreser tous les projets ENT déployés).
Une équipe d'accompagnement dédiée Ministère et son opérateur le GIP RENATER suivent les travaux de bout en bout. contact dne-gar@education.gouv.fr

15. Comment faire une demande d'intégration au GAR pour un nouveau fournisseur de ressources ?

Le responsable d'affectation fait une demande auprès de la délégation académique au numérique (DANé) pour qu'un nouveau fournisseur de ressources, choisi par l'établissement, soit intégré au GAR.
Le fournisseur de ressources peut contacter également directement le GAR : toutes les informations sont disponibles sur le site gar.education.fr