FAQ - Console d'affectation

1. Y a-t-il un lexique utilisateur GAR ?

Des documents sont disponibles pour les utilisateurs du GAR en établissement : Kit établissement et Guide utilisateur.
Le site gar.education.fr fournit toutes les autres informations et actualités du GAR.

2. Si un établissement achète des exemplaires de ressources numériques (licences) compatibles GAR, quel est le délai entre la commande de licences et la mise à disposition dans la console d'affectation ?

Dès qu'un établissement est connecté au GAR, l'information est communiquée aux fournisseurs de ressources. Lorsqu'il effectue une commande, le fournisseur transmet cette commande au GAR (en mode automatique dans les systèmes). La ressource s'affiche aussitôt dans le médiacentre.

Si la ressource de ce nouvel abonnement n'apparaît pas dans la console d'affectation le responsable d'affectation doit contacter le support GAR.

3. Peut-on faire des attributions d'exemplaires numériques (affectations) pour un ensemble de
classes ?

Il est possible d'attribuer un exemplaire d'une ressource numérique à un groupe d'élèves, à une classe ou à un ensemble de classes (par exemple, un manuel SVT à l'ensemble des classes de première S ou à plusieurs groupes de terminale suivant l'enseignement de spécialité).
Il est également possible d'attribuer les exemplaires en filtrant sur d'autres critères comme le niveau des élèves ou les matières enseignées par les enseignants ou encore à l'ensemble des élèves, des enseignants ou des enseignants-documentalistes. Pour plus d'informations consultez le guide utilisateur.

4. Que faire en cas d'erreur d'attribution d'une ressource numérique sur la console d'affectation ?

A partir de la rentrée 2018, les attributions des exemplaires numériques (licences) seront transférables, c'est à dire que le responsable d'affectation pourra réattribuer des exemplaires d'une ressource à un élève ou un enseignant en cours d'année scolaire, en cas d'erreur, ou si celui-ci a changé de groupe/classe ou a quitté l'établissement.
La réaffectation peut être asujettie aux conditions des éditeurs : ils peuvent permettre cette réaffectation pour 100% des exemplaires, ou par exemple, 100% pendant les 2 premiers mois après la rentrée ou après la livraison...
En cas d'erreur sans trouver de solution immédiate sur la console d'affcectation se référer au guide utilisateur ou contacter le support GAR qui peut renvoyer vers le support commercial de l'éditeur.

5. Comment s'effectue la synchronisation du GAR avec l'ENT de l'établissement ?

Le GAR collecte au quotidien les données des élèves et des enseignants à partir de l'ENT. Le GAR envoie d'une part à l'ENT les données nécessaires à l'affichage du médiacentre et envoie d'autre part les données demandées par l'éditeur pour le fonctionnement de sa ressource.
Ces données ont été préalablement validées par le ministère en respect des principes de proportionnalité et minimisation du Règlement général de Protection des Données entré en viguer en mai 2018.
Les ressources GAR respectent donc le principe de protection des données dès la conception du traitement.

6. Si un élève part en cours d'année, peut-on récupérer l'exemplaire de la ressource numérique (la licence) ?

La question se pose seulement pour des abonnements en nombre limité d'exemplaires.
A partir de la rentrée 2018, selon les cas, 100% des licences seront transférables, c'est à dire que le responsable d'affectation pourra réattribuer des exemplaires d'une ressource à un élève ou un enseignant en cours d'année scolaire, en cas d'erreur, ou si celui-ci a changé de groupe/classe ou a quitté l'établissement.
Tous les éditeurs partenaires ont donné leur accord pour permettre cette réaffectation pour 100% des exemplaires.

7. Qu'est-ce qu'une ressource "mère de famille" ? A quoi sert-elle ?

Les ressources "mères de famille" permettent à l'éditeur de partager l'identification d'un élève ou enseignant entre plusieurs ressources. Il faut donc attribuer la ressource "mère" et les ressources "filles" à l'utilisateur pour que le lien puisse se faire entre ces ressources. Pour plus d'informations consultez le guide utilisateur.

Comment repérer la ressource "mère" sur la console d'affectation ?
Pour l'instant dans la console d'affectation les ressources "mère de famille"  sont peu nombreuses et repérées par leur titre. Un filtre supplémentaire dans la console d'affectation sera disponible en 2019.

8. Peut-on modifier l'affectation des ressources après les avoir affectées ?

La réattribution des exemplaires numériques en cours d'année scolaire est désormais possible. La réaffectation peut être asujettie aux conditions des éditeurs : ils peuvent permettre cette réaffectation pour 100% des exemplaires, ou par exemple, 100% pendant les 2 premiers mois après la rentrée ou après la livraison.

9. Sur la console d'affectation, il apparait des ressources en nombre limité pour les enseignants qui n'ont pas été commandées.
à quoi correspondent-elles ?

Lors des commandes effectuées par les établissements, des ressources peuvent être offertes sous conditions aux enseignants par les fournisseurs de ressources. Pour vérifier s’il s'agit de ces ressources, il faut se rapprocher de la personne au sein de l'établissement qui effectue les commandes. Actuellement, le GAR n'est pas en mesure de distinguer les ressources offertes dans le cadre d'offres spéciales des autres ressources.

10. Sous quel délai une ressource est-elle disponible sur la console d'affectation suite à une commande de mon établissement auprès du fournisseur de ressources ?

Ce délai est variable et dépend du traitement des commandes par les fournisseurs de ressources (éditeurs). Il faut se rapprocher de la personne au sein de l'établissement qui effectue et suit les commandes auprès des éditeurs et leurs distributeurs. Dès que les informations de commandes sont transmises au GAR (en mode automatique dans les systèmes), les ressources concernées sont immédiatement disponibles sur la console d'affectation.

11. Problèmes avec le nombre d'exemplaires (licences) pour le cas des enseignants remplaçants ou de plusieurs enseignants sur un même poste.

La réattribution des exemplaires numériques en cours d'année scolaire est désormais possible. La réaffectation peut être asujettie aux conditions des éditeurs : ils peuvent permettre cette réaffectation pour 100% des exemplaires, ou par exemple, 100% pendant les 2 premiers mois après la rentrée ou après la livraison.
Par contre, pour que plusieurs enseignants disposent d'un exemplaire numérique toute l'année scolaire il faut disposer du bon nombre d'exemplaires (licences), à négocier avec le fournisseur de la ressource suivant les situations locales.

12. Quelle est la différence entre un Distributeur commercial de ressources (DCR), un Distruteur technique de ressources (DTR) ou un Fournisseur de Ressources (FR) ?

Un fournisseur de ressources pour le GAR recouvre trois rôles possibles :
- l'éditeur qui porte la responsabilité des contenus de la ressource mais aussi des données personnelles reçues du GAR pour faire fonctionner la ressource. L'éditeur est engagé par un contrat d'adhésion au GAR avec le ministère et peut se prévaloir de respecter les principes du règlement général de protection des données (RGPD) dès la conception du traitement et tout au long de l'exploitation de ces données ;
- le distributeur comercial de resosurces (DCR) est celui qui passe les commandes des établissements au GAR (en mode automatique dans les systèmes grâce à un service en ligne) ;
- le distributeur technique de ressource est responsable de la notice de description des resosurces (normalisée en ScoLOMFR) et des accès aux ressources, il reçoit du GAR les données des utilisateurs validées au préalable et donne le droit d'utilisation de la ressource en ligne.

13. Qu’est-ce qu’un web service ?

Un webservice est un service en ligne qui permet aux systèmes informatiques de se parler et d'échnagr des informations avec des commandes spécifiques (GET, etc.). Les deistributeurs commerciaux de ressources par exemple utilisent le webservice abonnements pour tran,smettre les abonnements des établissements au GAR (en mode automatique) et pour récupérer au quotidien la liste des établissements déployés avec le GAR (en production) afin d'ajuster cette alimentation des commandes.

14. Quel est le délai pour qu'un nouveau fournisseur de ressources intègre le GAR ?

Le délai d'accrochage au GAR d'un nouveau fournisseur de ressources est très variable, avec une moyenne de deux à trois mois.
Les travaux recouvrent des pré-requis juridiques pour le portage des responsabilités (contrat d'adhésion et dossier administratif technique) ; des travaux documentaires (description des ressources normalisée en ScoLOMFR) et un accrochage technique avec des tests sur une plateforme partenaires mise à disposition par le GAR (réalisation d'un connecteur unique GAR qui permet d'adreser tous les projets ENT déployés).
Une équipe d'accompagnement dédiée Ministère et son opérateur le GIP RENATER suivent les travaux de bout en bout. Vous pouvez la contacter à l'adresse mail suivante : dne-gar@education.gouv.fr.

15. Comment faire une demande d'intégration au GAR pour un nouveau fournisseur de ressources ?

Le responsable d'affectation fait une demande auprès de la délégation académique au numérique (DANé) pour qu'un nouveau fournisseur de ressources, choisi par l'établissement, soit intégré au GAR.
Le fournisseur de ressources peut contacter également directement le GAR : toutes les informations sont disponibles sur le site gar.education.fr


16. Je n’arrivais pas à faire fonctionner mes manuels, et le support m’a indiqué qu’il fallait affecter une “mère de famille”. De quoi s’agit-il ?

Le GAR est fondé sur la nécessité de protéger les données à caractère personnel des acteurs scolaires. A ce titre, la CNIL a particulièrement insisté sur la nécessité de ne pas permettre les fournisseurs de ressources via un identifiant unique, comme c’était souvent le cas avec les « connecteurs historiques » des ENT.
Pour autant, certains fournisseurs proposent des services aux utilisateurs transversaux à plusieurs ressources, ce qui nécessite de pouvoir échanger des données entre ces ressources.
Pour permettre ce type de gestion, ces ressources sont organisées sous la forme de familles, pouvant partager ces données. Ces échanges se font au travers d’une ressource spécifique pour chaque famille, appelée “mère de famille”.
Dans de nombreux cas, les familles sont utilisées pour gérer et partager des personnalisations entre les manuels d’une même collection, mais aussi, le cas échéant, pour conserver et gérer des documents produits par l’usager, voire partagés entre un enseignant et un élève.
Une famille est donc un ensemble de ressources présentant des fonctionnalités communes, ces fonctionnalités s’appuyant sur des échanges de données, et sur une ressource transversale, la “mère de famille”. La ressource « mère » est celle qui offre ces services partagées aux utilisateurs.
Dans cette optique, toute conception qui assimilerait la « mère » à une ressource technique à conserver dans un arrière plan peu visible constituerait un dévoiement.
La ressource Mere, au sein de la famille, est celle qui regroupe les traitements de données personnelles les plus importants et les plus critiques. Son adoption par les établissements doit relever d’un choix informé.
Ce choix ne pose pas de difficultés si la “mère” présente ses services dans une IHM utilisateur (elle devient alors “affichable”). En revanche, si elle n’est pas affichable, il revient à l’éditeur de rendre son rôle visible et compréhensible, notamment en en présentant la logique fonctionnelle dans l’IHM des “filles”. Dans la plupart des cas, les ressources membres de la famille peuvent fonctionner sans la « mère », mais dans un fonctionnement dégradé sans les échanges de données.
L’affectation de la “Mère de famille” est donc bien une opération nécessaire, marquant pour l’établissement son acceptation pour une exploitation sensible des données de ses usagers.
Collectivement, il nous appartient d’insister auprès des fournisseurs de ressources pour qu’ils présentent cette nécessité de façon aussi explicite que possible, pour permettre un choix véritablement informé dans les établissements.

 
17. Pourquoi est-ce que je ne retrouve pas les groupes et divisions ?

On note des difficultés au niveau de l’exploitation des groupes au sein des établissements.
Ces difficultés sont de plusieurs ordres :
* défaut de transmission des données de groupes et de divisions d’appartenance par les ENT, en cours de résolution, mais toujours avec des incidents signalés;
* pratiques non encore stabilisées pour l’exploitation des groupes dans le cadre de la réforme du lycée, notamment en ce qui concerne les codes et libellés utilisés. De ce fait, les enseignants ont quelquefois des difficultés à identifier “leurs” groupes au sein des applicatifs des ressources, alors qu’ils sont bien présents et proposés;
* selon les logiciels utilisés pour la gestion des emplois du temps, on peut avoir des distorsions sur la gestion des groupes, par exemple avec l’apparition de doublons au niveau des libellés, voire des groupes eux-mêmes;
* dans les cas où les données fournies au GAR par l’ENT sont issues de l’Annuaire Académique Fédérateur (AAF) , il est essentiel que les établissements remontent les informations du logiciel d’emploi du temps dans Siècle, via des synchronisations régulières. L’utilisation de NetSynchro par la solution de vie scolaire, proposée par le ministère (DGESCO) est préconisée.
Pour plus d'informations consultez le guide utilisateur.


18. Je suis responsable d’affectation, et je reçois des courriels de notification m’indiquant que des abonnements arrivent à échéance dans 30 jours. Que dois-je faire ?

En ce début d’année scolaire, de nombreux établissements ont reçu des messages de notification de fin d’abonnement.
Ces notifications sont envoyées pour tous les abonnements arrivant à échéance, affectés ou pas, afin de permettre, si nécessaire, de demander une prolongation au fournisseur.
Lors de l’affectation, si plusieurs abonnements sont présents pour une même ressource, le GAR donne la priorité aux abonnements couvrant la totalité de l’année scolaire. Si aucun abonnement ne couvre la totalité de l’année scolaire, le GAR propose d’utiliser l’abonnement présentant la durée la plus longue, en avisant le responsable affectation des caractéristiques de l’abonnement utilisé.
La notification par courriel vient rappeler cette information, le cas échéant, un mois avant la date d’échéance.
Ces notifications surviennent en particulier dans le cas où les abonnements sont passés de date à date, et pas pour l’année scolaire (les deux possibilités existent dans le GAR).
Cette année, plusieurs distributeurs ont mis en place les nouveaux abonnements après la rentrée, conduisant à des situations d’affectations pendant la période où les anciens abonnements étaient encore valides et les abonnements de l’année en cours pas encore livrés. Dans ce cas, les affectations réalisées peuvent être perdues à la date de fin d’abonnement.
Pour rappel, la date de fin d’année scolaire théorique est fixée au 16 aout 00h
En cas d’utilisation d’une date postérieure, (par exemple au 31/8, ou plus tard), les responsables affectation reçoivent une notification de fin d’abonnement 30 j.
Pour éviter ces désagréments, il est vivement recommandé de passer les commands par année scolaire, en demandant aux fournisseurs de respecter strictement cette consigne.

19. Récupération par lots : suite à l’affectation d'une ressource possédant un abonnement de type individuel, pourquoi la ressource n’apparaît-elle pas dans « Récupération par lots » ?

Les seules ressources qui apparaissent dans “Récupération par lots” sont celles qui ont des licences “récupérables”, donc uniquement celles en catégorie de affectation individuelle et type d’affectation “transférable”.
Il est normal que les ressources “non transférables” ne soient pas visibles.
A noter que tous les fournisseurs de ressources ont accepté de passer en “transférables” tous leurs abonnements sur effectif ; les seules « non transférables » devraient être celles en effectif illimité, pour lesquelles la récupération n’est pas utile.


20. Récupération par lots : pourquoi ne peut-on pas réaffecter un groupe ou une division dont les affectations des usagers ont été retirées ?

Le GAR présente un défaut de conception sur cette fonctionnalité.  La désaffectation par lot d'un groupe ou d'une division entraîne la désaffectation des individus. En revanche, le groupe demeure affecté. Une évolution est en cours pour permettre de désaffecter le groupe ou la division pour les affecter à nouveau avec de nouveaux membres.


21. Est ce que les enseignants documentalistes sont compris dans la liste des enseignants seulement dans le cadre d’un abonnement individuel mais pas dans le cadre d’un abonnement établissement ?

Le GAR est conçu pour l’instant autour de quatre populations : élèves, enseignants, documentalistes et tous les autres personnels de l'établissement/école. Cette logique, qui s’appuie sur le SDET, peut occasionner une confusion, les enseignants-documentalistes pouvant relever des deux catégories.
Compte tenu des rôles spécifiques que peuvent avoir les professeurs-documentalistes, il a été choisi de maintenir les deux populations distinctes, enseignants (de disciplines) et documentalistes (généralement aussi enseignants, mais pas pour tous les types d’établissements connectés au GAR).
En revanche, dans le parcours d’affectation “Par ressources”, l’écran “tous les enseignants” comprend les enseignants de disciplines et documentalistes. Pour plus d'informations consultez le guide utilisateur.


22. Dans mon établissement, j’ai plusieurs ressources avec un abonnement “établissement”. Après affectation de ces ressources, le compteur « Affectés » n’indique pas pas le même nombre de licences affectées pour toutes ces ressources. Pourquoi ?

Un tel décalage peut avoir plusieurs causes. Peut-etre ces ressources n’ont-elles pas les mêmes publics (par exemple, absence du public “documentaliste”) ? Il est aussi possible qu’il y ait eu des départs/arrivées parmi les populations choisies, en fonction des dates d’affectation des différentes ressources.
Le GAR a aussi eu quelques erreurs de compteurs, en principe résolues. Si une telle situation se reproduit, il faut faire un ticket dans le support de production, en donnant toutes les infos utiles (UAI, identifiants ark des ressources concernées, compteurs présentant des décalages).